EVENTPLANUNG | LOCATION CHECK

Wenn ein Event vor der Tür steht ist meist die erste wichtige Frage, die nach der passenden Location. 

Bei der Wahl einer perfekt passenden Location stehen viele Fragen im Raum und es gibt zahlreiche Aspekte die Berücksichtigung bei der Planung finden müssen, damit das Event zu einem einmaligen Erlebnis wird. Vorab sollte das grobe Konzept der Veranstaltung schon stehen, denn die Wahl der Location sollte auf die Zielgruppe und das Veranstaltungsthema abgestimmt sein. Man muss sich bei der Suche im Klaren darüber sein welchen Eindruck die Location bei den geladenen Gästen hinterlassen soll, welche Wirkung sie erzielen sollte und ob Sie das passende Image wiederspiegelt. 

BEACHTUNG DER INFRASTRUKTUR

Bei dem Location-Check sollte man sich einen detaillierten Einruck über die Infrastruktur vor Ort machen. Wichtig zu beachten ist hierbei zum Beispiel wie viele Räume die Location zur Verfügung stellt, ob die Eventlocation mit einer Gaderobe ausgestattet ist und über ein Außengelände verfügt welches mitgenutzt werden darf. Je nach dem was für die Art der Veranstaltung geplant ist, kann es von Bedeutung sein, dass die Location über eine Entlade- und Belademöglichkeit verfügt, denn bei bestimmten Veranstaltungsaspekten ist es wichtig, dass die Räume befahrbar oder auch teilbar sind. 

Für den Aufbau bestimmter Kulissen, Bühnen oder Dekorationselementen sollte die Raumhöhe beachtet werden sowie die Länge der Laufwege für den Aufbau und den Abbau. Bei der Besichtigung der einzelnen nutzbaren Räumlichkeiten ist auf ausreichend Tageslicht zu achten, darauf ob man die Möglichkeit hat die Räume ggf. zu verdunkeln und ob bereits Beleuchtungsmöglichkeiten für eine z.B. angenehme Ambientbeleuchtung vorhanden sind. Neben der Beleuchtung sollte auch die Akustik der Räume ein Punkt sein, den man sich genauer "anhört". Denn je nach Klang der Räumlichkeit muss später eine dementsprechende Technik organisiert werden. 

DIE LAGE DER LOCATION

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Wahl einer passenden Location ist die Lage des Veranstaltungsortes. Denn die Erreichbarkeit des Events ist von großer Bedeutung für den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung. Die Möglichkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen zu können ist ein wichtiger Faktor, ebenso eine unbeschwerte Anreisemöglichkeit mit dem PKW. Vor Ort sollten für die Anzahl der geladenen Gäste ausreichend Parkmöglichkeiten sein, sodass auch sichergestellt ist, dass alle Gästen einen Parkplatz finden. Wenn die Anschlussmöglichekeiten vom Bahnhof zur Eventlocation ungünstig gelegen sind, sollte darüber nachgedacht werden einen Shuttle-Service zu organiseren, denn wenn die Gäste bereits völlig gestresst und verausgabt an der Location ankommen, ist das schon eine ungünstige Voraussetzung für ein tolles Event. 

Sollten einige Gäste nicht aus der direkten Umgebung kommen ist die Möglichkeit einer Übernachtung vor uns nach dem Event direkt bei der Location oder in nahegelegenen Hotels von Vorteil. Denn so lässt sich verhindern, dass am Anreisetag zu viel Stress auf kommt und die Gäste können enstpannt die Zeit während der Veranstaltung genießen. Das Gleiche gilt auch für die Abreise, nach einer gelungenen Veranstaltung müssen die Gäste dann keinen langen Heimweg mehr in Kauf nehmen. 

DIE GRÖSSE DER LOCATION

Ein sehr wichtiger Faktor bei der Wahl einer Location ist die Größe. Bei der Wahl des Veranstaltungsortes für das bevorstehende Event, muss die Größe den Anforderungen der Veranstaltung gerecht werden. Es ist darauf zu achten, dass die Eventlocation auf der einen Seite nicht zu groß gewählt wird, da dies den Eindruck bei den Gästen erwecken könnte, dass die Veranstaltung schlicht weg schlecht besucht ist und zum Anderen wirkt eine zu kleine Location sehr schnell beengend auf die Gäste, welches für kein nachhaltig wohliges Gefühl bei den Gästen sorgen wird. 

Neben der Anzahl der geladenen Gäste, spielen weitere wichtige Faktoren eine ausschalggebende Rolle bei der Wahl der Größe der Location. Weitere zuvor zu bedenkende Aspekte sind die Art der Bestuhlung, der Einsatz eines Buffets, Live-Acts und Live-Bands die eventuell eine Bühnenfläche sowie technisches Equipment benötigen, eine Tanzfläche, das Errichten einer Möbel-Lounge u.v.m.

Wenn all diese Aspekte durchdacht sind, kann man mit der Suche nach der idealen Location beginnen.